很多發(fā)明人對專利代理申請流程十分好奇，對專利申請文件撰寫文件要求也是十分嚴格，當然，專利工程師與發(fā)明人都希望專利可以一次性通過授權(quán)。那么代理申請專利文件質(zhì)量如何保障呢。

從研發(fā)工程師頭腦中的技術(shù)方案到專利申請文件的最后定稿，必然經(jīng)歷許多階段，這些階段的設置為專利申請文件質(zhì)量提供了程序上的保障。企業(yè)在專利管理流程中應該重注意各個流程的管控。

(1)方案產(chǎn)生階段。

方案產(chǎn)生階段即企業(yè)內(nèi)部研發(fā)部門提供待申請的技術(shù)方案。在方案產(chǎn)生階段之前，企業(yè)應該培養(yǎng)研發(fā)人員的專利申請意識，鼓勵研發(fā)人員在工作過程中提出可供專利申請的技術(shù)方案，專利部門的工程師也應該早期介入培訓，以提高研發(fā)人員提出申請的主動性和積極性。

當研發(fā)工程師提出準備專利申請的技術(shù)方案時，按照技術(shù)交底書的格式進行填寫。由于丁程師往往不具備專利申請經(jīng)驗，其撰寫的交底材料可能存在許多缺陷。

例如，沒有交代現(xiàn)有技術(shù)存在的技術(shù)問題，對于現(xiàn)有技術(shù)的技術(shù)問題存在主觀臆斷的判斷，沒有觀描述現(xiàn)有技術(shù)存在的技術(shù)問題從而交底書中的技術(shù)方案并沒有解決現(xiàn)有技術(shù)的技術(shù)問題，邏輯錯誤，交底書技術(shù)方案交代不清楚，使用了不規(guī)范的術(shù)語而沒有相應解釋，以及沒有附圖或者附圖不能清楚地顯示技術(shù)方案內(nèi)容等。

專利工程師應該經(jīng)常與研發(fā)工程師進行交流，對其技術(shù)交底書的撰寫進行輔導。一份技術(shù)方案交代清楚、完整的技術(shù)交底書是專利申請文件能夠成功的開始，如果可能，還應該讓工程師盡可能地補充其引證資料。

對于外觀設計專利申請而言，應該檢查各個視圖之間的關(guān)系是否正確、圖片和照片是否有不清楚的地方。

(2)方案審查階段。

對于研發(fā)工程師提出的專利申請技術(shù)方案，應當由專利工程師進行初步審查，以保證交底材料符合基本的要求。在這個階段，主要包括兩個方面：一是對技術(shù)交底書的初步審查，，二是對技術(shù)方案的初步檢索判斷。

專利工程師的初步審查包括形式審查和實質(zhì)審查。例如，對技術(shù)交底書記載的技術(shù)方案的內(nèi)容是否完善，是否違反《專利法》第5條、第25條的規(guī)定等進行初步形式上的審查。

對于形式上和實質(zhì)上的缺陷，專利丁程師應該對這些問題進行歸納總結(jié)后要求撰寫技術(shù)交底書的研發(fā)工程師進行補充和完善；在沒有把握確認技術(shù)方案內(nèi)容的情況下，應該就技術(shù)方案的內(nèi)容和研發(fā)工程師反復確認，保證交底書在形式上符合要求，即至少應該包含背景技術(shù)、本技術(shù)方案及產(chǎn)生的有益效果三個方面的內(nèi)容。

如果不符合要求，可要求研發(fā)工程師對其技術(shù)方案進行補充和完善。該階段是對技術(shù)交底書進行不斷完善的階段，需要專利工程程師和研發(fā)工程師反復磋商，以保證技術(shù)交底書達到初步要求。同時，在審查過程中，還應該對交底書中的技術(shù)術(shù)語是否規(guī)范、附圖是否齊全、附圖是否符合專利法的要求作進一步的檢查。

當專利工程師認為技術(shù)方案完整、清楚后即可進行專利檢索分析工作。對技術(shù)交底書中的技術(shù)方案進行初步檢索，檢索范圍根據(jù)專利未來需要保護的地區(qū)或者根據(jù)企業(yè)的目的來確定。檢索判斷的目的在于找到現(xiàn)有技術(shù)，并對技術(shù)交底書中技術(shù)方案的新穎性和創(chuàng)造性進行基本判斷。這個環(huán)節(jié)是確定專利申請是否繼續(xù)進行下去的依據(jù)。

對于那些根據(jù)檢索結(jié)果能夠明顯判斷出缺乏新穎性，并且無法通過補充材料來避開新穎性問題的申請，可以和發(fā)明人溝通建議結(jié)案處理，以節(jié)約程序；對于可以通過補充材料避開新穎性的申請，則可以建議發(fā)明人補充材料后進行。

對于創(chuàng)造性的判斷，則可以根據(jù)待申請技術(shù)方案對企業(yè)的重要程度來確定，企業(yè)可以根據(jù)不同情況進行處理。另外，通過檢索結(jié)果，企業(yè)還應該建立相關(guān)技術(shù)領(lǐng)域的專利庫，方便下次相同技術(shù)領(lǐng)域申請的檢索工作，進一步提高效率，縮短檢索判斷的周期。

當專利工程師與研發(fā)人員對于技術(shù)方案有爭議時，可將該技術(shù)方案交由技術(shù)委員會進行審查判斷，最終由技術(shù)委員會作出是否需要申請的決定。技術(shù)委員會作出申請決定后即可將交底材料轉(zhuǎn)由專利工程師負責檢索分析工作。

(3)撰寫專利申請文件階段。

在撰寫文件階段，可將已經(jīng)通過檢索分析的提案交由外部代理機構(gòu)或內(nèi)部代理人員來完成申請文件的撰寫。將專利申請文件主要交由外部代理機構(gòu)撰寫能使企業(yè)專利工程師將工作精力集中在內(nèi)部交底材料的審核上，這樣能夠保證交底材料能夠更加清楚、完整，使外部代理機構(gòu)撰寫質(zhì)量進一步提高，也有利于專利申請文件的后期審核工作。特殊情況下，專利申請文件的撰寫也可由內(nèi)部代理人員來完成。

在委托外部專利代理機構(gòu)時，應該把技術(shù)交底書以及檢索到的相關(guān)現(xiàn)有技術(shù)文獻都提供給專利代理機構(gòu)，并應盡可能地選擇熟悉申請技術(shù)方案技術(shù)領(lǐng)域的代理人撰寫。當外部專利代理機構(gòu)返回撰寫好的申請文件后，具體承辦的專利工程師應該對該申請文件進行初步審核，并按照企業(yè)專利管理的要求將需要修改的意見反饋給代理人。

經(jīng)過雙方確認后，專利工程師即可將申請文件轉(zhuǎn)遞給研發(fā)工程師進行確認，以確定申請文件中的技術(shù)方案是否正確，并提出修改意見。在實際操作過程中，申請文件可能需要經(jīng)歷反復的修改后定稿，定稿后即完成本階段的工作。

最后，為了保證外部代理機構(gòu)的撰寫水平的提高，還應該對撰寫專利申請文件的代理人的申請文件質(zhì)量進行評價。

(4)確認送件階段。

在專利申請文件撰寫出初稿后，應該指派經(jīng)驗豐富的專門審核人員對撰寫完成的專利申請文件進行審核，以進一步確保專利申請文件的質(zhì)量。審核環(huán)節(jié)是確保專利申請文件質(zhì)量的最后一環(huán)，此階段的審核人員往往由對專利及技術(shù)均非常熟悉的人員來擔任。

設置這樣一個審核環(huán)節(jié)的目的是對專利申請文件從深度上、廣度上進行總體把握，從整體上保證專利申請文件的質(zhì)量。審核專利申請文件應把重點放在權(quán)利要求的范圍是否合適，說明書是否清楚、完整地交代了技術(shù)方案，權(quán)利要求有沒有得到說明書的支持，以及申請文件內(nèi)容是否與交底材料中的內(nèi)容一致等方面。

確認申請文件后即可將申請文件返回發(fā)明人確認技術(shù)方案是否存在問題。經(jīng)過發(fā)明人對技術(shù)方案的確認后，即可將申請文件轉(zhuǎn)給專利復核人員復核，以對申請文件進行進一步的確認。